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5 dicas para deixar sua agenda mais organizada

organizar a agenda

Organizar o tempo e os afazeres é uma ação fundamental para ter uma rotina mais produtiva. E são muitas as obrigações e tarefas que permeiam o dia a dia. Por isso, uma agenda organizada é fundamental para que nada seja esquecido e as horas sejam otimizadas. Mesmo na era digital, a boa e velha agenda de papel ainda salva muita gente.

Mas, para quem tem dificuldades de organizar a agenda e costuma finalizar o dia com afazeres ainda pendentes, vale a pena ficar por dentro de algumas dicas que podem ajudar a mudar esse cenário. Acompanhe!

1. Programe o seu dia com antecedência

Para evitar que você transite entre a ordem e o caos diariamente, é preciso colocar no papel um planejamento prévio. Dedique alguns minutos no final de cada dia para planejar o dia seguinte. Se possível, programe também dias mais à frente, especialmente no que se refere às atividades que exigem um limite rígido de data ou têm dias marcados.

A agenda servirá como um esboço organizado dos dias, ao longo de uma semana ou mesmo de um mês. Registrar é importante porque, ao mesmo tempo em que você não esquece o que tem para fazer, pode conferir o que já foi realizado e quando isso aconteceu.

Essas anotações são relevantes para quando, futuramente, for necessário saber o período que normalmente leva para realizar determinadas tarefas e se planejar melhor.

2. Defina as prioridades na sua agenda

Trabalhar somente com o que foi estabelecido, mas sem reconhecer as prioridades, pode ser um grande problema. Alguns compromissos demandam urgência e precisarão ser remanejados. Com um pouco de foco você consegue organizar a agenda lógica e cronologicamente.

Se algumas atividades não exigem prazos determinados, coloque-as você mesmo. Delimitar os afazeres é fundamental para a produtividade, afinal você evita a procrastinação. E ainda poderá controlar o prazo de acordo com as suas prioridades estabelecidas.

3. Gerencie o tempo começando pelas tarefas maiores

Quem tem a rotina muito corrida costuma pensar que as horas do dia não são suficientes para tudo o que precisa realizar. Mas isso pode ser apenas um reflexo do tempo mal administrado.

Se você reconhece que algumas tarefas demandam mais tempo, além das prioridades, elenque os afazeres do dia a partir delas. O restante poderá ser encaixado no tempo que sobrar, sem que haja prejuízo por conta de atrasos. Registre até mesmo as tarefas que demandam somente alguns minutos, como enviar e-mails.

4. Divida o dia em períodos para organizar a agenda

24 horas é um período muito extenso para algumas pessoas focarem em organização. Dividir o dia pode facilitar esse processo. Atribua as tarefas de acordo com o período do dia: manhã, tarde e/ou noite.

Não esqueça de incluir os horários para as refeições e alguma pausa. Nem sempre fazer várias coisas ao mesmo tempo significa ser eficiente.

5. Faça legendas e use cores

Todas as anotações podem ser marcadas com o auxílio de legendas e o uso de cores diferentes. Por exemplo, você pode marcar as prioridades na cor vermelha de alerta. Compromissos adiados podem ter a legenda de uma letra “A” ao lado, de forma a facilitar sua visualização.

O “X” pode marcar tudo o que foi cancelado. Sua cor favorita pode ser usada para marcar o que foi realizado ao longo do dia: assim, você trabalha os seus níveis de satisfação em relação às suas metas.

Seguindo essas dicas, a ideia de organizar a agenda não será tão complicada. Lembre-se sempre de respeitar a sua organização, pois mudar os planos constantemente pode fazer com que você retorne ao desequilíbrio na sua rotina anterior.

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