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5 formas de organizar os papéis do seu escritório

papéis do seu escritório

Sabe aquela papelada que se encontra diariamente sobre as mesas de um escritório? Isso pode se transformar em um caos, se não for bem organizado. Atrapalhar-se com os documentos pode até mesmo comprometer o desempenho de suas funções e a sua produtividade!

Separamos algumas formas de organizar os papéis do seu escritório para ajudar você a manter o seu local de trabalho mais atraente e favorável para o desenvolvimento das suas atividades. Quer ver como as dicas poderão ajudá-lo? Confira abaixo!

1. Tire um tempo para organizar os papéis do seu escritório em pastas

Se a quantidade de documentos, registros e impressos for grande, uma das melhores formas de organizar os papéis do seu escritório é contar com a ajuda de pastas. Se possível, com etiquetas de identificação. Deixar os papéis amontoados em pilhas até poderá facilitar quando há pouca quantidade à vista. Mas quando eles se avolumam, não será muito prático.

Você pode investir em pastas sanfonadas com divisórias internas, a fim de organizar pagamentos mensais, por exemplo. Ou pastas registradoras com a lombada larga para os volumes maiores de papéis. De preferência, organize as pastas em ordem alfabética ou por datas.

2. Use pastas suspensas para suas gavetas

Quem possui uma gaveta de documentos e/ou outras papeladas, pode usar as pastas suspensas como boas aliadas. Dessa forma, os papéis ficarão bem acomodados, sem amassar, e o acesso a eles se torna facilitado.

As pastas suspensas possuem hastes removíveis que ficam presas na lateral das gavetas e vinco para marcar as páginas. Ainda é possível contar com o “olho mágico”, que facilita a visualização dos documentos contidos nelas.

3. Separes os papéis do seu escritório em diferentes setores e categorias

Uma dica importante entre as melhores formas de organizar os papéis do seu escritório é dividir tudo de acordo com o setor ou em diferentes categorias. Os documentos referentes às contas, por exemplo, devem ser separados dos que se referem a manutenções, assim como os contratos e acordos com clientes.

Tudo deve ser arquivado em categorias destacadas, com o auxílio de etiquetas para identificar todos os processos. Talvez seja necessário criar subcategorias. Podem-se repartir os arquivos a partir de pastas específicas ou outros compartimentos afins.

4. Use um fichário de mesa para os arquivos urgentes e casos temporários

Os documentos e papéis que precisam de cuidado e atenção mais urgente devem ser igualmente separados em um lugar onde você possa encontrá-los rapidamente. Eles podem continuar sobre a mesa, mas o ideal é que sejam identificados e separados para que a organização seja mantida.

Uma das formas de organizar esses papéis é com o uso de um fichário de mesa para os arquivos temporários. Assim você evita uma pilha de papéis à sua frente e poderá remover os casos que forem concluídos, levando-os para um arquivo morto ou algo do tipo.

5. Tenha um arquivo morto para os documentos que não utiliza frequentemente

Alguns papéis e documentos não precisam mais de consulta frequente, mas ao mesmo tempo não podem ser jogados fora. Para esse tipo de papelada, o ideal é manter um arquivo morto em estantes, prateleiras ou em um móvel especial para ele.

Não hesite em jogar fora os papéis que não tenham mais utilidade. Não servirá de nada acumulá-los em seu escritório! Assim você libera espaço para os papéis realmente necessários e ajuda a manter o ambiente em ordem.

Com essas formas de organizar os papéis em seu escritório, o ambiente estará mais organizado e a sua produtividade não será prejudicada.

Gostou das dicas? Tem mais alguma a acrescentar? Deixe aqui o seu comentário!

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