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Pastas suspensas: 5 dicas para organizar seus arquivos

Quem tem pastas suspensas no escritório ou quer investir nessa ideia pode se questionar sobre qual seria a melhor forma de organizar seus arquivos dentro delas. A verdade é que não é assim algo tão complicado.

As pastas suspensas são uma opção muito prática e que se harmonizam facilmente aos móveis do escritório ou de casa, sem a necessidade de fazer muito volume e ocupar tanto espaço, ideal para quem trabalha em um escritório pequeno, por exemplo.

Confira as dicas que preparamos para organizar seus arquivos:

1. Prefira as pastas suspensas com muitas divisões internas

Optar por pastas suspensas independentes com poucas divisões internas pode não ser a forma mais prática de organizar os arquivos. A não ser que alguma dessas pastas acomode um assunto em específico, que não necessite tantas abas.

Caso contrário, para ter uma pasta suspensa mais generalista, o ideal é contar com as opções que oferecem mais abas internas, de maneira que você separe os documentos. A capacidade de armazenamento será ampliada, sem a necessidade de aumentar o espaço físico para acomodar as suas pastas.

Doze divisões, por exemplo, é o número adequado, caso você necessite arquivar as contas do ano. Você poderá etiquetar a pasta de acordo com cada mês.

2. Estabeleça as divisórias em ordem alfabética

A praticidade das pastas suspensas acaba se você não souber como organizar o conteúdo dentro delas. Isso porque dará muito trabalho procurar, em cada divisória, o documento que você está buscando, se as abas não estiverem corretamente identificadas.

Fazendo a identificação com etiquetas (elas podem vir diretamente na pasta ou serem aplicadas por você) e organizando as abas em ordem alfabética, fica mais fácil ir diretamente ao arquivo exato que você procura, sem perder tempo ou confundir as divisórias.

3. Observe as dimensões da pasta suspensa e de onde ela será guardada

Suas pastas suspensas devem ficar devidamente acomodadas dentro dos móveis de escritório, como gavetas e armários. Por isso, é fundamental checar as dimensões dela e também dos seus móveis, a fim de entender se a altura e a largura são apropriadas para o armazenamento no seu gavetão.

Se a pasta for 0,5 cm mais alta do que precisaria ser, pode atrapalhar o movimento da gaveta e até mesmo comprometer o material que está armazenado dentro dela. Poderão ocorrer dobras ou mesmo rasgões nos papéis.

4. Organize as pastas por frequência de uso

Dentro do gavetão também é conveniente priorizar o acesso àqueles materiais que são usados mais frequentemente. Pode parecer bobagem, mas no dia a dia isso faz muita diferença, e forma que compromete até mesmo o nível de produtividade.

Aloque na primeira gaveta as pastas que contenham projetos em andamento ou que necessitem de mais consultas. O que for de uso mais esporádico, guarde nos níveis inferiores.

5. Elimine todos os excessos

Não adianta encher as pastas suspensas com documentos que não têm mais utilidade. Além de prejudicar o material com o volume em excesso, dificulta a procura dos arquivos que realmente serão importantes para você.

Antes de partir para a organização das pastas, faça uma boa avaliação sobre todos os papéis que realmente necessitam de armazenamento. O que não for necessário, jogue fora. Ou coloque no arquivo morto, se for o caso.

Com essas dicas de uso para as pastas suspensas, não será um grande problema organizar seus arquivos. Sua rotina de trabalho não ficará comprometida!

Gostou das dicas desse post? Então, agora descubra um pouco mais a respeito da organização de suas anotações em post-it.

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