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Saiba como manter seus documentos organizados

Não há nada mais desesperador do que precisar de um documento e demorar dias para encontrar. No entanto, a maioria das pessoas praticamente entra em pânico na hora de organizar a papelada. Afinal, todo mundo tem aquela gaveta onde costuma acumular os documentos, e que não é arrumada há anos, certo?

Realmente é difícil manter os documentos organizados, mas não é impossível. E quando você consegue vencer essa tarefa, fica se questionando o motivo de não ter feito isso antes.

Reunimos aqui algumas dicas que facilitarão bastante o processo de organização. Não quer mais perder documentos? Continue lendo esse artigo e veja como organizá-los.

Jogue fora o que não precisa

O mais difícil na hora de deixar os documentos organizados é começar. Junte todos os papéis em um só lugar e verifique um por um. Coloque em uma caixa o que é importante e o que você precisa manter; e em outra caixa, as coisas que serão descartadas.

Contas pagas há mais de cinco anos, garantias vencidas, notas ficais de produtos que você não tem mais, cartões velhos, extratos bancários com mais de um ano, recibos de compras que passaram do prazo de troca: esses são apenas alguns exemplos.

Os documentos pessoais, holerites, escrituras, carnês do INSS e os testamentos são bons exemplos de documentos que devem ser guardados indefinidamente. A quitação do condomínio deve ser arquivada por dez anos. Já os comprovantes de pagamento de impostos, as contas, a fatura do cartão de crédito, registros da escola do filho, entre outros, devem ser guardados por cinco anos.

Crie categorias para o que vai guardar

Você já sabe que alguns documentos precisam ser guardados para sempre, enquanto outros você pode descartar depois de um tempo. Mas existem várias categorias que você pode utilizar para organizar melhor seus papéis.

Os documentos da casa, itens pessoais, documentos do trabalho, da formação acadêmica, contas a vencer e comprovantes de pagamento: essas são algumas das eventuais categorias. Assim, se você precisar da cópia do seu diploma, por exemplo, vai saber onde encontrar.

Deixe as contas a vencer em uma posição de destaque. Você pode usar pastas finas ou uma única pasta compartimentada. Todos os documentos que você acessa com frequência devem estar à mão. Nesse grupo, as carteiras de vacinação dos filhos e dos animais, convites, termos de garantia, a carteira de trabalho, as contas a pagar e demais contas recentemente quitadas.

Os documentos mais antigos podem ser guardados em um local mais fechado, menos acessível. No entanto, demandam a mesma organização daquela dos demais. Utilize pastas com divisórias, classifique e identifique usando cores e símbolos. De tempos em tempos, faça uma limpeza e jogue fora o que não lhe vai mais ser útil.

Aposte na tecnologia para ajudar a manter os documentos organizados

Muita coisa pode ser digitalizada. Assim, use o computador para te ajudar a se organizar. Contas pagas, boletos enviados por e-mail, comprovantes eletrônicos e muitos outros documentos podem ser arquivados no seu computador, sem a necessidade de uma versão impressa. Crie uma pasta para tudo isso e divida aqueles registros em categorias. Será mais fácil encontrar o que você precisa rapidamente.

Manter os documentos organizados não é complicado. Compre um bom material de organização, como pastas coloridas, etiquetas, caixas ou o que for mais apropriado para a sua rotina. Em seguida, crie categorias e procure guardar cada documento em seu lugar correspondente. Pode parecer um pouco chato no início, mas quando você precisar deles, vai poupar muitas horas de busca.

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