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Quais materiais levar para uma reunião de trabalho?

Uma reunião de trabalho requer uma preparação bastante cuidadosa. É preciso separar materiais de apresentação, determinar os assuntos que serão discutidos e fazer um planejamento de como esse momento ocorrerá.

Mas somente isso não basta. É fundamental estar preparado também para anotar e registrar coisas importantes e ainda oferecer o mesmo respaldo para os colaboradores presentes.

Diante disso, quais materiais levar para este momento? Faça um checklist com as sugestões deste artigo para ter sempre tudo em mãos!

Fique com agendas ou blocos de anotação à disposição

Em primeiro lugar, é fundamental contar agendas e blocos de anotação na reunião de trabalho. Ainda que muita gente utilize meios digitais para registrar algo importante com maior rapidez, por vezes os dispositivos tecnológicos devem ser desligados.

E, para não perder nenhuma informação, vale recorrer ao papel. Você pode fazer suas anotações em sua agenda pessoal ou corporativa. Ou então, deixar alguns blocos disponíveis ou folhas destacáveis para uso coletivo durante a ocasião. 

Guarde documentos em pastas organizadoras

Não leve documentos importantes nas mãos. O ideal é que eles estejam devidamente protegidos em uma pasta, para que não se amassem ou se percam em meio a outros papéis que serão analisados na reunião.

Usar pastas também é interessante para conservar papeis e materiais que serão distribuídos para os colaboradores presentes. Dessa maneira, eles estarão apresentáveis e sem manchas ou ranhuras que possam comprometer a análise e mesmo a imagem de seriedade que a empresa quer passar.

Utilize um quadro branco na reunião de trabalho

Outro material indispensável na reunião de trabalho é o quadro branco. Ele pode ser encontrado em versões menores, com cavaletes de apoio, e que podem ser transportados com facilidade entre as salas da empresa sempre que preciso. 

No entanto, se você sentir a necessidade de um uso mais frequente, vale a pena deixá-lo instalado em algum espaço apropriado. Aproveite para comprar pincéis de várias cores, que ajudarão a traçar explicações, gráficos e dados que materializem o assunto abordado. 

Lembre-se de ter uma boa quantidade de canetas

As canetas são materiais que todo mundo precisa no escritório. Entretanto, elas também são esquecidas pelas mesas e salas com facilidade. É comum precisar de alguma e não a encontrar rapidamente, o que atrasa atividades e faz com que você deixe anotar detalhes especiais.

Sendo assim, não se esqueça de levar consigo pelo menos duas, em cores diversas, para o caso de uma falhar ou você precisar destacar informações de maneiras diferentes. Caso você seja o responsável por organizar a reunião, deixe um porta-canetas à disposição dos convidados na mesa, com uma boa quantidade, para uso livre de quem precisar. 

Com esses materiais por perto, a sua reunião de trabalho será muito mais tranquila e organizada. Procure sempre fazer uma reposição eventualmente, para que nada falte a você ou aos colaboradores da empresa e todos estejam sempre equipados para momentos importantes como este. 

Que tal aproveitar para descobrir também como fazer um planejamento de compras para material de escritório? Assim, você economiza recursos e investe nos itens certos!

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