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Trabalhar em escritório: como gerenciar o tempo de suas tarefas?

Trabalhar em escritório

Trabalhar em escritório

Trabalhar em escritório envolve muita disciplina, organização e inteligência. Todos já experimentamos problemas de gerenciamento de tempo no trabalho, certo? Você acorda motivado e disposto a dar o seu melhor, mas para sua surpresa nada sai conforme o que havia planejado…

Esse problema é comum, mas felizmente, com algumas dicas, podemos mudar esse cenário e organizar nossa rotina para concluir nossas tarefas a tempo! Sem ficar até mais tarde no trabalho ou passar noites em claro. Quer ver algumas dicas?

Descubra como você está gastando seu tempo

Para otimizar a gestão de tempo no escritório, primeiro você precisa descobrir para onde as horas de seu dia estão indo. Tente registrar seu horário em uma agenda por uma semana, acompanhe todas as suas atividades diárias.

Essa análise ajudará bastante a perceber o quanto você está perdendo e como poderia se dedicar mais a alguma tarefa importante que você precisa concluir.

Crie uma programação diária e siga à risca

Esta instrução é fundamental para quem vai trabalhar em escritório. Nunca comece o dia sem uma lista de tarefas organizada e bem definida. Antes de deixar o trabalho, enumere as entregas mais urgentes que você precisa concluir no dia seguinte. 

Esta etapa permite que você continue com o mesmo ritmo no dia posterior, assim que chegar ao escritório.

Priorize suas tarefas mais urgentes

À medida que você organiza sua lista de obrigações, a priorização é essencial para o gerenciamento bem-sucedido do seu tempo no escritório!

Comece eliminando aquelas tarefas que você não deveria estar executando naquele momento. Em seguida, identifique as três ou quatro mais importantes e urgentes. Cumpra esses afazeres de uma vez e por completo.

Agrupe tarefas que sejam semelhantes

Um bom conselho para você que trabalha em escritório é economizar tempo e energia mental tentando concluir todas as tarefas semelhantes do seu dia antes de seguir para a próxima.

Por exemplo: crie um período exclusivo para responder e-mails; outro momento para fazer ligações; mais uma hora para as reuniões e atendimentos. Fora do período já estipulado, não responda mensagens quando chegarem.

Desligue as notificações do celular e do e-mail para eliminar a tentação de verificar em um momento de concentração.

Evite o desejo de realizar várias tarefas ao mesmo tempo

Essa é uma das dicas mais simples de gerenciamento de tempo para o trabalho, mas pode ser uma das mais difíceis de seguir! Concentre-se na tarefa que você está fazendo, e bloqueie todas as distrações.

Pode ser tentador se esforçar para realizar várias obrigações simultaneamente. Além de pensar nas estratégias que vai adotar para o próximo afazer, sem ter acabado a atividade com a qual está ocupado no momento. Contudo, você não conseguirá ser produtivo dessa maneira.

Ao contrário: na maioria das vezes, perde tempo e diminui a produtividade ao alternar de uma tarefa para outra. Em muitos casos, não consegue concluir bem nenhum dos trabalhos que começou!

Organize seu ambiente para trabalhar em escritório

Trata-se de uma das sugestões mais importantes para trabalhar em escritório. A organização precisa estar sempre na sua lista de tarefas. Afinal, se você tem pilhas de papéis espalhadas por toda a mesa, encontrar o que você realmente precisa será como encontrar uma agulha no palheiro.

Acredite: pequenas mudanças fazem uma grande diferença! Crie um sistema de arquivamento para documentos e cancele a inscrição em e-mails desnecessários.

A melhor gestão de seu tempo será incrível para trabalhar em escritório de maneira bem mais ágil, sem repetições ou perda de horas importantes no seu dia. Poderá se divertir muito mais, ir para o happy hour ou voltar para a família mais cedo!

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